Organisation d’événements spéciaux
Notre Guide – DPS Organisation d’événements spéciaux, normes et consignes à l’UdeM présente les directives émises dans la Politique relative à l’utilisation des locaux et espaces (40.1). Les principales informations et exigences à connaître pour l’organisation et la tenue d’événements spéciaux à l’Université de Montréal s’y retrouvent.
Ce guide vise tous les événements spéciaux organisés par une unité de l’Université, un regroupement étudiant, des membres du personnel de l’Université ou tout utilisateur interne ou externe. Dans tous les cas, la Direction des immeubles (DI) et la DPS doivent être informées.
Demande d’autorisation pour l’organisation d’un événement spécial
Pour toute demande d’autorisation, veuillez remplir le formulaire de réservation de locaux et d’espaces. Si vous êtes membre de la communauté étudiante de l’UdeM, notez que la formation sur les rôles et responsabilités lors de l’organisation d’événements est obligatoire.
Formulaire de réservation de locaux et d'espaces
Formation sur les rôles et responsabilités lors de l’organisation d’événements
Qu’est-ce qu’un événement spécial?
Un événement spécial consiste en toute activité tenue dans un local ou un espace dont l'Université est propriétaire, locataire ou occupante, à des fins d'usage différent de ce qui est établi par l'UdeM (ex. : autre que pour les études ou la recherche). Les bâtiments et terrains du campus de la montagne ainsi que les terrains du campus MIL appartiennent à l’UdeM.
Un événement est également considéré comme spécial s’il est organisé dans le cadre d'une activité liée à l'institution et aux associations ou organismes qui lui sont affiliés (exemples : activités avec ou sans alcool, réception avec ou sans buffet, rassemblement et conférence en dehors du cadre académique, etc.).
Qui est le ou la responsable de l’événement?
La personne responsable de l’événement organise l’événement spécial. Elle en a alors la responsabilité légale du début jusqu’à la fin.
Responsabilités lors d’événements exigeants des permis d’alcool et/ou de réunion
Les capacités d’occupation émises par la DPS pour des événements spéciaux avec consommation d’alcool prennent en compte de la quantité d’alcool offerte aux personnes participantes. Ces capacités sont accompagnées d’une suggestion de quantité d’alcool par personne afin d’identifier les risques à gérer par la personne titulaire de permis advenant une urgence, telle une évacuation incendie.
Il est important de rappeler qu’en tout temps, la personne responsable de l’événement assure la sécurité de son groupe en cas d’urgence. La personne titulaire du permis d’alcool obtenu auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) pourrait être tenue responsable des agissements d’une personne participante ivre pour des accidents ou des incidents qui surviendraient à l’intérieur ou même à l’extérieur des lieux identifiés par le permis.
La personne titulaire qui savait ou pouvait savoir qu’une personne participante avait fait une consommation excessive d’alcool et/ou qu’on lui avait servi de l’alcool sans qu’aucune mesure n’ait été prise pour la protéger pourrait être tenue responsable.
Obligation des étudiants et étudiantes pour l’organisation d’événements avec alcool
La certification Action service est obligatoire pour au moins une personne de l’organisation présente à un événement avec un permis de réunion de la RACJ pour consommation d’alcool.
Cette certification est obtenue en suivant la formation Action service offerte en ligne par l'Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec (ITHQ). En tant que membre de la communauté étudiante de l’UdeM, vous profitez d’un tarif préférentiel de 25 $ en vous inscrivant via le lien précédent.
Qui est l’autorité compétente en matière de sécurité à l’UdeM?
L’autorité compétente en matière de sécurité à l’UdeM est la Direction de la prévention et de la sécurité (DPS). Elle travaille de concert avec le Service de sécurité incendie de la Ville de Montréal.
La DPS autorise et encadre les événements spéciaux sur les campus. En cas de non-conformité ou de manque de documents exigés, elle pourra annuler ou exiger des actions correctives pour tenir l'événement dans des conditions de sécurité acceptables.
